¿Has pensado alguna vez que comunicarse por email nos ofrece enormes posibilidades? El abuso que algunos pseudoprofesionales del marketing han hecho de él nos lo ha presentado como un canal invasivo y nos ha impedido valorar, al 100 %, todas sus ventajas.
En realidad, la evolución del ecommerce y del marketing online ya está poniendo al email en su lugar. Nos permite lanzar mensajes mucho más personalizados y atractivos.
Así, cada vez son más las personas que utilizan el correo electrónico como un canal de comunicación personal. Sus posibilidades son inmensas siempre y cuando te alejes de la dinámica del spam que siempre ha invitado a emplear este canal masificadamente.
En este artículo te animamos a humanizar tus emails para aprovechar todo su potencial de comunicación.
Ventajas del email como canal de comunicación interpersonal
Cada vez es más frecuente encontrar personas que utilizan el email para comunicarse con sus familiares, amigos y cercanos.
A continuación, vamos a presentarte cuáles son sus principales características y aspectos positivos. Tenlos en cuenta antes de decidir cómo te pones en contacto con tu gente la próxima vez que te haga falta.
Rapidez y sencillez
El envío es inmediato y muy fácil de usar. Solo necesitas una dirección, escribir el contenido y lanzarlo. Al instante, estará en el lugar de destino. Se ha demostrado, por ello, mucho más interesante que el correo postal ordinario.
Economía
Cada envío es prácticamente gratuito. Basta con contar con un servicio de Internet para poder usarlo. El prorrateo de ese coste mensual entre los distintos envíos es prácticamente insignificante.
Documentación y archivo
Todo puede quedar guardado y, de este modo, se evitan malas interpretaciones y desencuentros. Siempre se puede chequear lo intercambiado y quedan pruebas, salvo que tú las borres, de lo que ambas partes se dijeron.
Multidestino
Dado que puedes enviar el mismo mensaje a varios destinatarios a la vez, puedes fomentar la multiconversación y la comunidad de grupo.
Información adicional
La anexión de archivos adjuntos de vídeo, imágenes, audios y documentos de trabajo en el correo electrónico es sencillísima y muy práctica. Es una ventaja difícilmente alcanzable por ningún otro canal.
Recepción diferida
La principal diferencia del email en relación con WhatsApp es su carácter no intrusivo. Normalmente, esos correos permanecen en la bandeja de entrada hasta que el usuario decide chequearlos. Por ello, pese a su rapidez, no es un procedimiento inmediato, lo que reduce la presión, la ansiedad y la intranquilidad en el receptor.
Como consecuencia de ello, además, estas conversaciones suelen ser mucho más sosegadas, equilibradas y meditadas que las que realizamos en los canales de comunicación instantánea o en las distintas redes sociales.
Cómo mejorar tu redacción de email
Ahora bien, para aprovechar al máximo cualquier herramienta debes familiarizarte con ella, desarrollar tus competencias y adaptarte a sus características. Por eso debes entrenar la redacción de email para que seas capaz de escribir correos electrónicos personalizados.
Aléjate de las fórmulas estereotipadas propias del spam y concibe cada mensaje de email como una puesta en común dirigida a una (o varias) personas concretas con nombres y apellidos. Si conoces a tus destinatarios, podrás personalizar muchísimo mejor tus comunicaciones de correo electrónico.
La ejercitación es básica. Un buen entrenamiento, sin duda, es adquirir el hábito de escribir y mandar un email diario no profesional. Hazlo a tus amigos, familiares y conocidos, dándole un toque mucho más personal de lo habitual. En un año te habrás ejercitado más de 300 veces. Redactarás mejores correos electrónicos y se notará esta habilidad en tus comunicaciones profesionales.
Consejos prácticos para redactar mejores emails
Toma nota de estos tips para humanizar tus textos de este tipo:
1. Evita las mayúsculas, resultan agresivas, como si gritaras.
2. No abuses de los signos de exclamación. Adminístralos con criterio.
3. Crea un asunto revelador, interesante y personalizado. Es la llave del interés: sobre todo, no generes en él falsas expectativas.
4. Evita las faltas ortotipográficas. Revisa lo escrito un par de veces y utiliza un corrector de texto para pulirlo. Cada fallo de este tipo es una agresión a tu destinatario y una manifestación de falta de interés por tu parte.
5. Apuesta por la sobriedad. Puedes incorporar destacados (negritas, algún ligero toque de color, gráficos…), pero el exceso despista y ofusca. La información especial que sea necesaria, envíala siempre en un archivo adjunto.
6. Comprueba que el archivo adjunto es el correcto y lo has añadido bien. No lo des por sentado, revísalo siempre.
7. Sé amable… y cariñoso. En un email profesional, palabras como ‘por favor’ o ‘gracias’ resultan fundamentales. Si te diriges a un destinatario más personal, anímate a mostrar esa relación tan especial… sin resultar empalagoso.
8. Escribe con naturalidad, de forma sencilla y asegurándote de dejar claro cuáles son tus ideas principales. Para ello, hazte un guion previo sobre el contenido. A veces, incluso, puede ayudarte escribir el texto en papel y pasarlo después al programa de correo.
Como ves, comunicarse por email es una opción muy interesante. Practica para humanizar tus mensajes y sacarles el máximo partido.
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