El crecimiento de las actividades administrativas en las empresas estaba sujeto, hasta hace pocos años, a las posibilidades del papel. Pero las oficinas y los centros de trabajo han sufrido una trasformación radical con la digitalización de las empresas.
La información al admitir un formato digital hace menos relevante el soporte en papel de las fuentes documentales. Pero, sobre todo, permite a los empleados un manejo cómodo, actualizado, seguro y deslocalizado de la información empresarial.
El archivador era un elemento esencial donde guardábamos la memoria de asuntos contables o de mercado. En especial, de cuanto se producía, gestionaba o ejecutaba. Pues, ahora, los servicios en la nube cumplen ese cometido.
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Estado de la digitalización de las empresas
La transformación digital no tiene una meta perfectamente definida, pues la evolución descubre nuevas posibilidades a diario. Pero para los profesionales responsables de la gestión empresarial resulta interesante conocer algunas claves del momento presente.
Sobre todo aquellas que definen las prácticas aplicadas, sus ventajas y las dudas que pueden surgir sobre su implementación. Vamos a ver algunos datos relevantes de este esfuerzo organizativo que ejerce una influencia decisiva en los organigramas de las compañías más punteras.
Los efectos de la transformación digital en la relación con el cliente
Las empresas interpretan mayoritariamente la transformación digital como empleo de nuevas tecnologías para mejorar el servicio al cliente. Que para más del 70 % de las compañías está asociación de ideas esté presente indica que es una de sus preocupaciones o necesidades.
Las encuestas señalan que un 60 % de las empresas señalan que se ha producido una mejora sustancial en la relación con los clientes. Entre las grandes empresas este porcentaje se incrementa significativamente. Es posible que el buen resultado de algunas campañas de comunicación se prolongue o amplíe en foros y redes sociales.
El porcentaje de empresas que creen que la relación con sus clientes ha sufrido un deterioro por el uso de estas tecnologías supone un escasísimo 3 %. Un error en campañas de marketing suele ser el resultado de estas casi testimoniales opiniones negativas. Los posiblemente mejores medios de las grandes empresas reducen ese porcentaje a un valor casi técnico de un 1 %.
Los objetivos buscados con el cambio digital
Una empresa puede compararse a una máquina diseñada para un fin determinado. El coste de la energía consumida debe retornar en forma de productos con un valor superior. Esta es un poco la idea fundamental que hay detrás del concepto de eficiencia como ventaja comercial. Es decir, hablamos de sacar el máximo partido a los medios empleados por limitados y humildes que estos sean.
Las empresas consultadas inciden en la búsqueda de eficiencia como primer objetivo marcado. El cambio digital contribuye de forma sustantiva en este empeño. Está generalizada la experiencia de ver reducidos los costes administrativos por la llegada del mundo digital a la empresa. La información adquirida por estos medios termina acumulándose al patrimonio de la empresa como un recurso o activo valioso. Se pueden señalar estos otros objetivos:
1. Como ya hemos comentado tenemos mayor eficiencia.
2. Mejora de la comunicación.
3. Más medios para la captación de clientes.
4. Crecimiento con el valor de marca.
5. Incremento de la rentabilidad.
Qué frenos encuentran las empresas en el proceso de cambio
Los cambios siempre encuentran resistencias debidas a causas reales o imaginadas en forma de temor. Las registradas en las empresas para expresar las dificultades encontradas son las siguientes:
1. En épocas de crisis aparecen los costes de implantación. Es la principal y un motivo para la reflexión sobre las ventajas que la digitalización ofrece y que, quizás, no son conocidas.
2. Desconocimiento de las nuevas tecnologías y sus desarrollos aplicados al mundo empresarial.
3. La necesidad y la urgencia de contar con personal cualificado que se haga responsable para llevar a cabo la transformación integral del modelo.
4. La ausencia de ayudas públicas que sí están para atender otras mejoras organizativas y de sostenibilidad en las empresas.
5. La preocupación por la seguridad y el temor a los peligros que puedan llegar por Internet.
Quién ayudará a digitalizarse
La transformación digital no se ve como una actividad nuclear del negocio. Es factible, por tanto, la externalización total de este proceso. Bien sea por medio de una asesoría técnica o por la contratación de la gestión directa se confía mucho en terceras partes para llevar a cabo la digitalización
Como conclusión, las empresas actuales se ven forzadas a afrontar la incertidumbre con nuevos impulsos de innovación y atención a los clientes. En este proceso es muy importante disponer de contenidos informativos que sirvan como primer enlace con el público objetivo.
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